Das Schliesskonzept der VH stellt sicher, dass alle sicherheitsrelevanten Aspekte im Unternehmensumfeld strukturiert und effizient gehandhabt werden. Das Konzept ist in mehrere Abschnitte unterteilt und deckt Themen wie Zugangsberechtigungen, IT-Sicherheit und den verantwortungsvollen Umgang mit Medikamenten ab.
Zugangsberechtigungen und Badges #
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sowie Mitglieder der IN erhalten bei Arbeitsbeginn einen persönlichen Zugangsausweis (Badge, App oder Schlüssel). Dieser Zugangsausweis ermöglicht den Zutritt zu allen allgemeinen Räumlichkeiten, jedoch nicht zur Praxisapotheke. VH verfügt über einen Medikamentenroboter, der die Praxisapotheke darstellt. Dieser ist in einem besonders gesicherten Bereich, der für Patienten und unbefugte Dritte jederzeit unzugänglich bleibt.
Schliessung der Praxisapotheke #
Der Medikamentenroboter ist stets verschlossen. Die MPA ist berechtigt, bei Abwesenheit des Arztes Medikamentenlieferungen entgegenzunehmen und einzulagern. Ein Öffnen des Roboters ist dazu nicht notwendig, womit kein Zugang zu den eingelagerten Medikamenten (inklusive Betäubungsmitteln) möglich ist. Medikamente können nur über elektronische Bestellungen ausgegeben werden. Dies ist nur autorisierten Personen möglich, wobei alle relevanten Daten wie Person, Zeit und weitere Details jederzeit elektronisch protokolliert werden. Nur qualifizierte Mitarbeitende haben physischen Zugang zum Roboter, und dies erfolgt ausschliesslich in Anwesenheit der operativen Standortleitung oder der MPK.
Zutrittsregelung für Fremdpersonen #
Fremdpersonen wie Patienten, Angehörige, Lieferanten, Handwerker oder Reinigungspersonal haben grundsätzlich keinen Zugang zur Praxisapotheke. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn sie unter der Aufsicht einer verantwortlichen Person stehen. Damit wird gewährleistet, dass sensible Bereiche nur in Anwesenheit qualifizierter Mitarbeitender betreten werden können und die Sicherheitsstandards jederzeit gewahrt bleiben.
Personelle Massnahmen #
Wenn externe Personen aus einem begründeten Anlass Zugang zur Praxisapotheke oder zum Office-Bereich der MPA benötigen, welcher sich in der Nähe des Medikamentenroboters befindet, sind sie ausdrücklich über das Zutrittsverbot zu informieren. Während ihres Aufenthalts müssen diese Personen stets von Praxispersonal beaufsichtigt werden, um die Einhaltung der Sicherheitsvorgaben zu sichern und Datenschutz zu gewährleisten.
Schliesszeiten und Sicherheit #
Die Praxis ist ausserhalb der Öffnungszeiten verschlossen.
Infrastrukturelle Massnahmen #
Alle Türen, die in benachbarte, nicht zur Praxis gehörende Räumlichkeiten führen, müssen stets verschlossen sein und die persönlichen Zugangsausweise sind nach dem Verschliessen vom Schloss zu entfernen. Diese Regel gilt auch während Pausen oder bei kurzfristigem Verlassen der Räumlichkeiten, um einen unbefugten Zugang auszuschliessen.
Der Besitz von persönlichen Zugangsausweisen oder Zugangscodes zu praxisinternen Räumlichkeiten oder Schränken ist strikt an die Anstellung in der Arztpraxis gebunden. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen diese alle an die gesamtverantwortliche Person zurückgegeben werden, um den sicheren und kontrollierten Zugang zu gewährleisten.
Die Ausgabe und Rückgabe von persönlichen Zugangsausweisen wird elektronisch dokumentiert, um eine klare Übersicht über die Zugangsberechtigungen der Mitarbeitenden zu behalten.
Dokumentation #
Die gesamtverantwortliche Person führt eine elektronische Datenbank, die genau dokumentiert, welche Personen Zugang zu welchen Schlüsseln, Badges, Apps und Räumen oder Schränken haben. So wird sichergestellt, dass der Zugriff stets kontrolliert und nachvollziehbar bleibt. Diese Dokumentation ist für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit erforderlich und dient als Grundlage für ein sicheres und transparentes Schlüsselmanagement.
Physische Entsorgung von Patientendaten #
Um den Datenschutz sicherzustellen, werden eingescannte Patientendokumente täglich von der MPA geschreddert, nachdem sie digital archiviert wurden. (Siehe Weisung «Datenschutz»)
Das Sicherheitskonzept der Viva Hub AG wird regelmässig überprüft und bei Bedarf angepasst, um sicherzustellen, dass es den aktuellen gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen entspricht.
